Assistant(e) de Direction (H/F) - CDD 12 mois

Au sein de a direction Gouvernance, Risques et Conformité (GRC), Juridique et Audit interne de Lesaffre International, nous recherchons (pour un remplacement) un assistant ou une assistante en support de l’ensemble de la Direction. Vous présentez un intérêt pour le support administratif et organisationnel d’une équipe mais également pour un travail dans un contexte international.

Missions principales

Garant(e) de la bonne gestion administrative et organisationnelle du service, vous aurez, sous la supervision de la Directrice GRC, Juridique et Audit interne et en collaboration avec les autres départements de la direction, les missions suivantes :

Sur le volet digital – aide à la gestion des outils digitaux :

• Support pour les besoins de reporting à partir des outils digitaux de la Direction, et si besoin, aide à la rédaction de présentations
• Support pour les mises à jour des sites SharePoint utilisés comme outil de communication pour les « clients internes » de la Direction

Sur le volet gestion administrative

• Support pour l’organisation de conventions internationales Lesaffre des différents départements de la Direction
• Être force de proposition pour améliorer l’efficacité administrative de la Direction
• Proposition de logique et organisation du rangement des dossiers sous le SharePoint privatif de la Direction
• Si besoin, ponctuellement, aide à l’organisation de réunions (en présentiel ou distanciel) ou de la réception des participants (repas et réservations à prévoir, accueil à leur arrivée…)
• Le cas échéant, support aux tâches administratives comme la réception de colis ou la distribution de courrier

Sur le volet budgétaire

• Support pour le suivi du budget de la Direction
• Être le point d’entrée de l’outil digital SAP pour tout ce qui touche au budget : création de fournisseurs, entrée de bons de commande, et suivi des commandes passées, suivi des factures et de la bonne intégration de toutes ces données
• Être le/la garant(e) du suivi du process sur les facturations et l’utilisation de SAP par les membres de la Direction

En fonction des sujets, vous pourrez être amené(e) à travailler en autonomie sur certains dossiers confiés par votre responsable hiérarchique ainsi que par son équipe.

Formation

De formation supérieure Bac +2/+3 en assistanat bilingue ou trilingue, vous avez acquis une première expérience (a minima de 5 ans) idéalement dans un contexte international.

Compétences techniques

Vos qualités rédactionnelles, votre capacité de synthèse, votre rigueur et votre précision vous permettent d’apporter une contribution reconnue au sein d’une Direction GRC, Juridique et Audit interne de Lesaffre International.

Doté(e) d’une volonté d’apprendre et de s’améliorer en permanence, ouvert(e) aux changements ainsi qu’aux nouvelles technologies incluant l’adaptation des méthodes de travail (digitalisation des services rendus), vous maîtrisez les outils Office 365, particulièrement SharePoint, PowerBI, Outlook et Powerpoint.

Compte tenu du caractère international du poste, la maitrise de l’anglais (oral et écrit) est une condition indispensable. Une expérience dans un environnement international serait un plus.

Compétences comportementales

En collaboration avec vos collègues assistantes, ensemble pivot du service, vous êtes également reconnu(e) pour vos qualités relationnelles et capacité à communiquer et à créer du lien.

Votre autonomie et votre rigueur sont des atouts indispensables. Proactif(ve), votre force de proposition, et votre sens de l’adaptation et de l’écoute (de vos interlocuteurs) vous permettront de mener avec succès vos missions.

Chez Lesaffre, la diversité est une force qui enrichit notre culture et nos équipes. Nous nous engageons à vous offrir un environnement de travail où vous pourrez vous épanouir, quelles que soient vos origines, votre genre, votre âge ou encore vos capacités. Nous encourageons toutes les candidatures, car nous croyons que des perspectives variées renforcent notre capacité à innover et à répondre aux défis de demain.

Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.